Web説明会の開催方法とは?メリットや適した開催時間も詳しく解説!

企業のWeb説明会の開催状況

Web 合同企業説明会

新型コロナウイルスの影響により、採用のWeb化が進んでいく中で企業の情報を応募者に伝える説明会をWebで行う企業が多くなってきています。
どれくらいの企業がWebで説明会を行っているのか、また、どれくらいの学生がWeb説明会に参加しているのかデータを元に説明していきます。

まず、2020年9月に行った495社を対象にした「採用の選考活動における感染対策の実施状況」に関してのアンケートによると、78.8%の企業が対策としてWeb説明会に切り替えたと回答しています。
また、2020年3月に行った180名の就活生を対象にした「これまでの就職活動の中でWeb説明会の体験はありますか?」というアンケートによると、「体験がある・体験はないが予約/予定がある」と回答した応募者が90%いました。

この2つのアンケートからわかるように、8割の企業がWeb説明会を実施していて9割の応募者がWeb説明会に参加しているように、Web説明会の需要が高まってきています。
22年卒の新卒採用もWebでの採用が主になってくるのであれば、Web面接はもちろんのことWeb説明会も重要になってくるのではないでしょうか。

Web説明会の企業側のメリット

ここではWeb説明会のメリットについて詳しく説明していきます。

1. 時間とコストを削減できる

対面式の説明会では、会場の手配や会場費、会場までの移動時間など時間とコストがかかってしまいます。Web説明会にすることで、大きな会場の手配や人員のコスト、移動時間までも削減することができます。

2. 地方や海外の応募者に出会うことができる

説明会をWebで行うことから、応募者は移動時間がないので地方にいる応募者でも海外にいる応募者でも説明会に参加することができます。
そのため、対面式の説明会と違ってたくさんの応募者と出会うことができ、かつ、より多くの優秀な人材の確保に繋がります。

3. チャット機能の活用で応募者から質問がたくさんくる

Web説明会にチャット機能がついています。チャット機能は応募者と企業側でコミュニケーションがとれる機能になっています。対面での説明会だと質問しづらい応募者がいるかと思います。チャット機能で質問を設けることで応募者は気軽に質問しやすいので、企業側は応募者が何を知りたいのかが明確になります。

4. 母集団の形成

コロナウイルスの影響で労働人口の減少により、母集団の形成に困っている企業も多いかと思います。説明会をWebにすることで、移動時間や交通費がかからないため応募者が気軽に参加することができます。「手軽に参加できるWeb説明会」というのが、応募者が企業を選ぶ一つの選択肢になるかもしれません。

Web説明会の応募者側のメリット

ここでは、応募者側のメリットについて詳しく説明していきます。

1. 時間とコストをかけずに参加できる

企業側のメリットと同じになりますが、応募者側のメリットにもなります。対面式の説明会だと移動する時間や交通費がかかってしまいます。地方の応募者だと宿泊費も負担しなければならない可能性があります。
Web説明会にすることで時間もコストも削減することができ応募者も気軽に参加することができます。

2. 場所を問わず参加できる

対面であれば会場に足を運びますが、Web説明会であればどこにいても参加することができます。説明会がライブ配信型であれば、決まった時間に好きな場所で受けることができますし、録画配信型であれば、自分の好きな時間に好きな場所で受けることができます。

3. 服装が自由

Web説明会では、企業側から参加者の姿を見ることはありません。そのため、対面での説明会のようにスーツでの参加ではなく、普段着でリラックスしながら説明会に参加することができます。

Web説明会の企業側のデメリット

ここでは、Web説明会での企業側のデメリットについて説明していきます。

1. 志望度の低い応募者が増える可能性がある

どうしても気軽に参加できるということから、とりあえずWeb説明会に参加しようという応募者が増えてしまいます。

2. 応募者が途中で退室してしまう可能性がある

対面の説明会とは違い、Web説明会は自由に参加できますが自由に途中で退出もできてしまいます。応募者が、合わないと思ったり興味がないと感じた説明会は退出されてしまうかもしれません。プレゼンの構成を考えたり説明会を最後まで参加していただいた応募者への特別案内など工夫してみるといいかもしれません。

Web説明会の応募者側のデメリット

1.  企業の社風や雰囲気がつかみにくい

対面の説明会の場合、複数名の社員の方々が参加してくれます。直接会社を訪れて質問や話し合いができたので、説明会に参加した企業で働いたときのイメージが付きやすかったかと思います。ですが、Web説明会は画面越しなので、会社の雰囲気や社風があまりつかみにくいかもしれません。

Web説明会の開催方法

ここでは、Web説明会の開催方法について順序を追って解説していきます。

1. Web説明会開催への意思決定

まず、社内でWeb説明会を開催するかどうかの意思決定をします。もし開催するのであれば、「自社セミナー」「合同セミナー」「学内セミナー」のどれで行うかを決めていきます。

2. Web説明会の日程調整

Web説明会の開催が決定したら、日程調整を行います。また、プレゼンの準備や説明会用スライドの作成など本番までに必要な作業の分担をしておくといいかもしれません。

3. 開催ツールの選定

Web説明会を行う上で必要になるツールを決めます。ツールによって人数の規模、費用、サポート機能の付与の違いがあるので、自社にフィットしたツールを選定することをおすすめします。

4. 開催の告知

次に開催の告知をします。開催の告知は、リクナビ等の就活サイト、自社採用サイト、自社SNSでの告知が一般的になります。

5. 本番までの準備

本番までに、Web説明会を行う会議室や空き部屋の確保が必要となります。また、ネットワーク環境や視聴者が見やすいような照明や背景を用意するとなお良いです。

6. いざ本番

本番では、質問箱などのチャット機能を活用して参加者とやり取りできるようにしましょう。Web説明会に参加できなかった学生に関しては、アーカイブ動画を送るようにすると多くの学生にエントリーしてもらえるかもしれません。

7. Web説明会終了後の参加者への連絡

Web説明会終了後、資料送付に関しては企業によってまちまちだと思いますが、選考の案内メールはお礼メールとともに参加者へ送ります。

 

Web説明会の開催方法について、流れを簡単に説明していきました。Web説明会の開催意思決定からWeb説明会終了まではだいたい2週間〜1ヶ月かかることが多いです。学生の希望時間に合わせて日程を設定するケースもあります。多くの学生に参加してもらうよう特に開催の告知は大きなポイントです。

効果的なWeb説明会の開催時間

ここでは、Web説明会を行ううえで最も効果的な時間帯を詳しく解説していきます。

インタビューメーカーで行っているWeb説明会の参加者を時間帯別に調べたところ、多くの学生が13時、14時から始まるWeb説明会に参加していることがわかりました。そのため、13時、14時からWeb説明会を開催すると多くの学生が参加するかもしれません。

Web説明会の注意事項

ここでは、Web説明会の注意事項について詳しく解説していきます。

1. ライブ型配信と録画型配信を使い分ける

ライブ配信は、「社風・社内の雰囲気」を学生に伝えることに向いており、録画配信は、「具体的な仕事内容」を学生に伝えることに向いています。

活用方法の例としては、録画配信で事前に企業のことを知ってもらいある程度企業のことをインプットしてもらった状態で、ライブ配信で就活生と座談会を行い、コミュニケーションを取ってみるのはいかがでしょうか。

2. 面接選考の導線をしっかり引く

対面の会社説明会だと、最後にアンケートを回収し就活生の個人情報を得て次の選考に繋げます。しかし、Web説明会では紙のアンケートを回収ではないため、次の面接選考に繋げるために導線を用意しなければいけません。Web会議システムには、アンケート機能が付いているシステムがあります。アンケート機能を用いて、次の選考を繋げることもできます。

また、下記の記事は、「学生側におけるWeb説明会の注意事項」を書いた記事を掲載しています。Web説明会における学生側の注意点にも目を通しておきましょう。

InterviewMaker magazine(インタビューメーカーマガジン)

会場に足を運ぶことなく、Web上で完結するWeb説明会。内容は対面の説明会と同様ですが、Web上で画面を通して参加できる…

まとめ

いかがでしたでしょうか。Web説明会の開催方法やメリット、効果的な開催時間について解説してきました。
新型コロナウイルスの影響で、Webで面接を行う企業が増えてきたと思います。多くの企業は、面接だけではなく説明会もWebで開催したいと考えると思います。
この記事を元に、大まかなWeb説明会の流れを把握してWeb説明会の開催に繋げていただけたらと思います。Web説明会を開催して、多くの学生と出会い優秀な人材を探し出してみませんか。

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