【面接官向け】Web面接の企業側注意点まとめ

採用面接はオンライン化必至！

遠方の求職者にアプローチできるだけでなく、対面よりも多くの求職者と接点を持つことができ、メリットの大きいWeb採用。ウイルスの感染拡大も相まって、今後もWeb面接の利用が増えることは間違いないでしょう。
しかし、採用のオンライン化が浸透してきたのはここ数年。
Web面接の経験がある面接官や人事担当者がほとんどいないため、自分のWeb面接をチェックする術がないと思います。これからのWeb面接時代に向けて、企業側が注意するべきポイントを、応募者視点も含めてご紹介します！新しく便利なサービスに適応し、効率の良い採用を実現しましょう。

【事前準備編】

Web面接で発生するトラブルは、準備不足によるものがほとんどです。トラブルを予め予想しておくことで、万が一発生してもスムーズに対処することができます。Webでのビデオ通話などに慣れていない人ほど、事前にしっかり準備してから臨みましょう。

通信環境とPCの性能をチェック

まずはインターネットの回線速度とPCのスペックを確認してください。使用するWeb面接・Web会議ツールによって求められるスペックが異なるため、必ず自分の使うシステムの推奨環境を確認しておきましょう。
推奨ブラウザもそれぞれ異なります。非推奨ブラウザを使っていることが原因でトラブルが起こることが多いため注意。インターネットの回線速度も事前にチェックし、ネットワークの安定した環境で面接を開始しましょう。こちらの記事で、Web会議システムの推奨環境チェックや通信速度の確認方法をまとめています。

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面接環境（場所と照明）の確認

デバイスやネットワークの問題だけでなく、面接環境もトラブルを防ぐためには重要です。まずは自分の声が相手にしっかり届くよう、雑音のない場所を選びましょう。特に電子レンジの周辺は電波が不安定になりやすいため要注意。また、顔に影ができていると応募者に暗い印象を与えます。できる限り明るい環境で、表情がしっかり伝わるよう意識しましょう。証明についてはこちらの記事をご覧ください。

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自宅で面接を実施する場合、オフィスよりも無意識に気が緩んでしまうかもしれません。採用面接において面接官の印象は、会社の印象にも大きく影響を及ぼす可能性があるため、面接中に映る背景などは十分注意し、適切な環境で面接を実施するようにしましょう。

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同席面接官との事前打ち合わせ

面接官2名以上で行う場合は、事前に面接中の役割や作業を確認しておきましょう。通常の面接であれば小声で確認することができるかもしれませんが、Web面接では応募者から常に見られています。
面接中に表示する資料や、評価シートの書き方などは事前に必ず確認しておきましょう。実際の面接と同じシステムを使用して、面接官同士でテスト通話をしておくのが良いと思います。

応募者と連絡先交換

企業側で万全の準備をしていても、応募者側にトラブルが発生するかもしれません。トラブルが起こった際に素早く対応できるよう、応募者と連絡先を交換しておきましょう。
メールアドレスよりも電話番号など、すぐに繋がることができる連絡先が理想です。
人事部への連絡先など、面接官以外の連絡先を伝えているとトラブル時の連絡が遅くなってしまうため、必ず面接官に直接繋がる連絡先を伝えましょう。

接続テストを実施

面接開始前にテスト通話を実施しましょう。テスト通話ではこれらのポイントを確認してください。

事前に問題なくテスト通話が出来ていたのであれば、本番に起こったトラブルは応募者側に原因がある可能性が高くなります。前日まで問題なく機能していたものが当日使えなくなることもあるため、面接開始前には毎回確認しておくのが理想です。

【面接中編】

面接官だけでなく、応募者もWeb面接に慣れていない可能性があります。相手がしっかり実力を発揮できるよう面接官側で配慮することで、より良い面接が実施できるでしょう。

開始時間までには入室して待機

応募者にとっては1度しか受けることができない面接です。不安や緊張を抱えた状態で準備していることでしょう。そんな中、開始時間になっても面接官が現れなかったらどうでしょうか？
「リンクを間違えたのではないか」「日程・時間を間違えたのではないか」と不安になり動揺してしまうはずです。たった1分でも、応募者にとっては非常に長い1分です。面接官は必ず開始時間に入室するようにしましょう。

応募者と接続チェック

面接を始める前に、接続状況の確認を行いましょう。

これらのポイントは、面接開始時に必ず確認してください。曖昧な状態で面接を実施してしまうと、話が噛み合わなかったり、表情が読み取れずに納得感のない面接になってしまう可能性があります。
互いに納得できる面接にするためにも、接続チェックは絶対に怠らないようにしましょう。

トラブル時の確認

トラブルが発生した時の対処法を、応募者に事前に伝えておきましょう。完全に接続が途切れる場合もあれば、接続はされているが相手の声だけが突然聞こえなくなるパターンも考えられます。
特に後者のように、接続は繋がっているが不安定な状況においては、意思疎通が難しくなるため注意が必要です。このような場面で両者が同時に退室してしまうと、コンタクトが取れない状態になってしまうため、必ず事前に確認しておきましょう。「不具合が発生した場合はこちらから電話をするので、そのまま待機していてください」と伝えておくと、スムーズに対応できると思います。また、チャット機能に不具合が発生する可能性もあるので、トラブル時の対応をチャット機能で伝えるのはなるべく避けてください。

十分なアイスブレイクを

対面で行う面接では、部屋に入る前や会社に着く前に面接に向けて心構えをすることができます。しかし、Web面接はこのような段階を踏むことなく、リンクを押した瞬間からいきなり開始するため、応募者によっては、通常面接よりもWeb面接のほうが緊張するようです。
はじめに軽い雰囲気で雑談を交えるなど、アイスブレイクをして緊張をほぐしてあげると、応募者の自然な姿に近づくでしょう。内容は、共通の趣味や話題の時事問題について話すのがおすすめです。就職活動のことや、学生時代については面接内容と重なる可能性があるため、当たり障りないテーマで話すのがよいでしょう。

リアクションは普段よりも大きめに

画面越しの面接では、通常面接よりも反応が伝わりにくいと言われています。面接官の反応が薄いと、応募者は自信をなくしてしまい普段通りの面接ができなくなってしまう可能性が。面接官は、普段よりもあいづちを多くし、大げさなくらいのリアクションを取るようにしましょう。

キーボードの音に注意する

Web面接ではPCでメモを取ることが多くなると思いますが、キーボードのタッチ音に気をつけましょう。応募者側に耳障りなくらいタッチ音が響いてしまっている可能性もあるため、予め相手に確認しておくと確実です。パソコン本体のマイクを使用している場合は、相手にキーボード音が響きやすいので特に注意してください。マイク付きのイヤホンを使うと、キーボードのタッチ音を気にせずにメモが取れるのでおすすめです。

質問のタイミングに注意

Web面接では、通常面接よりも話すタイミングが重なりやすいため注意が必要です。自分の話している最中に面接官の話が割り込むと、応募者は話しづらくなってしまいます。応募者が話し終わったタイミングで次の質問に進むようにしましょう。複数人の面接ではさらに起こりやすいため、質問回答に時間制限を設けたり、簡潔に答えやすい質問にすると良いでしょう。

終了後は速やかに退室ボタンを

応募者が自ら退室ボタンを押すのは勇気がいるため、面接が終了したら企業側から速やかに退室してあげましょう。面接終了の挨拶と同時に「では失礼します」と一言添えて退室するのがスムーズで良いと思います。同じ面接ルームで他の面接を控えている場合は、応募者に退室して問題ないという旨を伝え、退室を促しましょう。

さいごに

本記事ではWeb面接ならではの注意点をご紹介しました。上記の項目をしっかり抑えることで、Web面接における大きなトラブルは防ぐことができるはずです。まだまだ応募者も慣れない方が多いため、企業側で十分に準備をしてWeb採用を成功させましょう！