キャンセルの連絡は、思わず気が引けてしまうもの
面接の予定を入れていたけれど、すでに他社から内定をもらっていたり、急な用事が入ったりなどして、やむを得ず面接をキャンセルしなければならない場合があります。
しかし、キャンセルの連絡を入れようとすると、気が引けてしまうこともあるでしょう。
または、キャンセルの連絡を入れたとき、厳しい口調で応対されるかもしれないと、不安になってしまうかもしれませんね。
面接をキャンセルする場合、どのように行えば良いのでしょうか。
キャンセルを決めた時点で早めに連絡
面接をキャンセルすることを決めたなら、企業の採用担当者に早めに連絡しましょう。
仕事ができる人ほど、やると決めたらすぐに行動する「即断即決」に徹しています。
逆の見方をすれば、やると決めたとしても、いつまでたっても行動しないのは、時間の無駄であると言えます。
断りの連絡を入れようとすると、企業の担当者から怒られたり、冷たくあしらわれたりしないかと心配になりがちですが、これから社会人になる立場の人としては、連絡すべき時に必ず連絡する姿勢は必要なのではないでしょうか。
面接キャンセルの連絡は、基本的に電話で行う
面接をキャンセルすることになったら、基本的には電話で連絡しましょう。
特に、面接の前日、または当日にキャンセルする場合は、電話で連絡すべきです。
その理由は、採用担当者がメールをチェックする時間がなく、キャンセルのメールに気がつかない場合があるためです。
もし、採用担当者がキャンセルのメールに気がつかなければ、「無断欠席をした」と見なしてしまう場合があります。
そのような無用なトラブルを防ぐためにも、電話で連絡する必要があるのです。
電話でキャンセルの連絡をする場合に抑えておきたいことは、自分の名前と面接の日時を伝え、採用担当者に対し「お時間はよろしいでしょうか」と相手の都合を確認することです。
その上で、面接を辞退すると伝え、面接を辞退することに対し、お詫びの言葉を伝えましょう。
面接をキャンセルする理由は、伝えなくても差し支えはありませんが、もし、採用担当者からキャンセルの理由を聞かれた場合には、「他社から内定をいただいたためです」など、正直に伝えることが無難です。
なお、電話で連絡する場合は、採用担当者の都合を考え、始業開始直後の忙しい時間帯や、昼休みをさけて連絡しましょう。
面接日まで余裕がある場合は、メールでの連絡も可能
基本的には、面接のキャンセルは電話で連絡した方が良いですが、面接日まで余裕がある場合は、メールで連絡しても差し支えありません。
メールでキャンセルの連絡をする場合、件名は「面接辞退のご連絡について」のように、一目で見て分かりやすいものとしましょう。
本文の冒頭には、面接を受ける会社名と採用担当者の部署、氏名を記入し、本文には、自分の氏名と面接予定時刻を記載した上で、面接を辞退する旨を伝えます。
面接を辞退する理由については「一身上の理由」が無難です。
また、面接を辞退することについてのお詫びのほかにも、メールで連絡したことに対してもお詫びしておきましょう。
なぜなら、採用担当者の中には、面接の辞退は電話で行うべきと考えている人がいるためです。
やむを得ず面接を辞退しなければならない場合は、電話での連絡でも、メールでの連絡でも、誠心誠意を持った対応が重要となります。
面接の段取りを組んだ採用担当者の立場を考えた上で、お詫びの言葉を述べましょう。
（画像はぱくたそより）
