正しいマナーでライバルに差を付ける!企業との電話マナー

 

就活は印象が大切

就職活動の中で、面接と同様に大切にしたいのが電話対応です。

就活中は、企業からの電話を受ける機会も多くなります。

しかし、電話は直接顔を合わせるわけではないため、うっかり気を抜いてしまいがちなところでもあります。

一方で、顔が見えない電話だからこそ、自分を売り込む重要なポイントにもなり得るのです。

電話対応のミスでマイナス印象を与えてしまわないよう、正しいマナーを身につけておきましょう。

電話をかける前のマナー

企業に電話をする際のマナーとして、電話をかける時は、相手に聞こえやすいよう、静かな場所を選びます。

電話をかける前に筆記用具やメモ、スケジュール帳を用意しておくことが挙げられます。

電話中に、大切な要件をメモできるよう、準備を整えておきます。

電話をかける時間帯に注意

また、こちらから電話をかける場合は電話をかける時間帯を配慮することも大切です。

10時までは始業時間で企業が忙しい時間帯になるので避けます。

同様に、17時以降は終業時間前となることが多いので、避けましょう。

12時から13時周辺は、企業も昼休みのため、対応ができないこともあります。

10時半や14時過ぎなど、始業時間・終業時間や昼休みを避けた時間帯を選ぶのがポイントです。

もちろん、土日祝日などは企業も休みのことが多いです。

電話をしても誰も出ませんし、非常識だと思われてしまいます。

企業から電話がかかってくることもある

そして時には企業から電話がかかってくることもあります。

呼び出し音や留守番電話の音は、一般的な就活仕様にしておきましょう。

着うたなどを設定している場合は、通常の呼び出し音に戻しておきます。

電話での話し方

電話口では、まず相手が電話を受けられる状況かどうかを確認します。

また、用件を伝える時は、結論から伝えます。

電話にかける時間を最小限に抑えるため、話はコンパクトにまとめましょう。

挨拶をすることも忘れてはいけません。

そして、相手が電話を切ったことを確認して通話を終了します。

見えない所でも気を抜かない

電話の基本的なマナーをご紹介しましたが、電話をかけたり受けたりする時の姿勢も大切です。

緊張すると、どもったり、声が小さくなったり、早口になったりすることがあります。

しかし、小声で早口だと、相手に聞こえにくい上、印象もよくありません。

やはり、大きな声でゆっくり、はっきり話す人の方が、好印象を与えるものです。

姿勢を正すだけでも、声が相手に届きやすくなり、明るい印象を与えることができます

また、感謝の気持ちを述べる時にはよろこびを、辞退の電話などをする時には申し訳なさそうになど、感情を声でしっかり表現することも大切です。

電話は声の印象がすべてと言ってもよいほどですから、前向きで明るく、企業側が興味を持ちやすい演出をすることも大きなポイントと言えます。

言葉遣いで好印象に

また、企業との電話では、正しい言葉遣いができるかどうかも、大切になってきます。

基本的な言葉遣いがなっているかどうかで、その人の印象がプラスにもマイナスにもなりますから、日頃から正しい言葉遣いを身につけておく必要があります。

企業との電話での挨拶でよく使う「ご丁寧にありがとうございました」「お忙しいところ恐れ入ります」などは、日常生活で使うことは多くありません。

特に学生にとっては、言い慣れていないため、急に使うと噛んでしまったり、早口になってしまったりするものです。

一方、理解した旨を伝える「了解しました」は、本来、目上の人が下の人に対して使う言葉です。

正しくは「承知いたしました」となりますから、間違えないようにしましょう。

「課長」などの役職に「様」を付けた「課長様」などもやってしまいがちな言い間違いです。

正しくは「課長」もしくは「課長の~様」となります。

名字の後に「様」を付けるように覚えておくと間違えにくくなります。

細かくなりますが、相手の会社を表す「貴社」は、書き言葉としては正解ですが、話し言葉で使う時には「御社」が正しいですから、正しく使い分けることができると、他の就活生と差を付けられます。

企業から電話を受ける時のポイント

普段の電話では、「もしもし」と言って電話を受けることが多いですが、ビジネスシーンでは「もしもし」は不要です。

電話を受けたら、「はい、~です」と自分の名前を名乗るようにしましょう。

また、あまり相手を待たせすぎると失礼になりますから、基本的に3コール以内で電話を取るように心がけましょう。

しかし、電話では、相手が名乗らなかったり、声を聞き取れなかったりして困ってしまう場面もよくあります。

こうした時は「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と素直に確認しましょう。

声が聞き取れない時も、「申し訳ありません。お電話が少々遠いようで」と伝えて、もう1度聞き直すことができます。

言いにくいことなので遠慮してしまいがちですが、用件を聞き間違えたまま話を進めることの方が危険ですから、きちんと聞き直すようにしましょう。

折り返し電話のかけ方

企業から電話がかかってきた時に、授業中や電車の中などですぐに電話に出られないこともあるでしょう。

そのような時には、電話がかけられるようになったら折り返し、電話をかけます。

相手は用事があってかけてきているわけですから、できるだけ時間をおかずに折り返します。

その時には自分の名前を名乗った後、「先ほど人事部の~さんからお電話をいただき、折り返し連絡をいたしました」と、折り返しの電話である旨と、誰からかかってきたのかを端的に伝えます。

電話の相手が出たら、自分の名前を改めて名乗り、「先ほどはお電話に出ることができず、申し訳ございませんでした」とお詫びの一言を加えます。

留守番電話が入っていた場合には、「留守番電話の件、承知いたしました」と、電話の内容を確認した旨を伝えます。

また、企業によっては非通知設定でかけてくることもあります。

非通知であっても無視をせず「企業からの電話かも」と意識を高く持っておきましょう。

正しいマナーで好印象を

電話には、顔が見えないからこそのマナーがあります。

電話の出方やかけ直し方1つでも、評価は大きく分かれてきます。

顔が見えないからこそ、正しいマナーを身につけて、ライバルと差を付けましょう。

(画像はPixabayより)

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